Wanneer je zakelijke kilometers maakt met de auto dan is het belangrijk om hiervan een betrouwbare kilometeradministratie bij te houden. Je kunt namelijk kosten in mindering brengen op de te betalen belasting maar die kosten mogen uiteraard alleen betrekking hebben op zakelijke kilometers. Je moet dan ook kunnen verantwoorden met welk doel bepaalde ritten zijn gemaakt. Als je gebruik maakt van een tachograaf die de gereden kilometers objectief bijhoudt, dan is er nooit discussie over het aantal gedeclareerde kilometers en de bestemming van de rit. Je kunt op deze manier ook eenvoudig het aantal kilometers bijhouden van leaseauto’s. In een leasecontract wordt een maximum aantal kilometers per jaar afgesproken. Als het aantal kilometers sterk afwijkt kun je in sommige gevallen een contract tussentijds aanpassen om hoge extra kosten aan het einde van het jaar te voorkomen.
Een heldere administratie scheelt veel tijd
Een administratie die op orde is scheelt je heel veel tijd. Als er een aangifte de deur uit moet dan is het handig als je alle benodigde informatie in één keer naar de boekhouder kunt sturen. Ook als er controle van de boeken door de Belastingdienst plaatsvindt moet alles snel en gemakkelijk te vinden zijn. En alle gegevens moeten uiteraard kloppen met de informatie die bij de Belastingdienst bekend is. Als er onvolkomenheden worden geconstateerd dan kan dat een forse boete en naheffing opleveren. Maar ook voor jezelf is het natuurlijk gewoon fijn als de administratie op orde is zodat je relevante gegevens snel kunt terugvinden.
Hulp bij de planning van klussen
Als je een bedrijf hebt waarbij monteurs dagelijks op de weg zitten om bij klanten installaties en reparaties te doen, dan kan het heel handig zijn om te weten waar iedereen zich bevindt. De Accredis Next rittenregistratie is er niet alleen voor een correcte boekhouding maar het is ook een handig tracking systeem. Dankzij de GPS aan boord kun je op je scherm op kantoor precies zien waar iedereen rijdt. Komt er een spoedmelding binnen dan zie je in een oogopslag wie het dichtst in de buurt is of wie de klus het gemakkelijkst kan oppakken zonder dat de rest van het schema moet worden omgegooid.
GPS en privacy
Als werkgever heb je het recht om een GPS rittenregistratiesysteem in bedrijfsauto’s in te bouwen. Medewerkers worden immers verondersteld alleen zakelijke kilometers te maken. Mocht dat een keer niet het geval zijn dan wordt dat normaal gesproken overlegd met de werkgever. Als een bedrijfsbusje incidenteel wordt gebruikt voor een verhuizing dan kan dat prima, mits de gereden kilometers op de juiste manier geregistreerd worden. Dankzij de GPS kunnen dit soort ritten eenvoudig worden onderscheiden van zakelijke kilometers. Ook kun je op deze manier gemakkelijk onderhoudsmomenten voor de auto’s van de zaak inplannen als die gebonden zijn aan het aantal verreden kilometers. Je weet dan precies wanneer een auto tijdelijk niet beschikbaar is in verband met een onderhoudsbeurt bij de garage.